ارائه ایده طراحی دکوراسیون اداری برای شرکتهای کوچکتر و طراحی دفتر کار آنها، میتواند یک چالش جالب باشد. این چالش وقتی پر رنگتر میشود که تیم بودجه زیادی هم برای این کار در نظر نگرفته باشد. در این نوشته وبسایت سامانه ساز فرابین، ایدههایی را در این زمینه با شما مطرح میکنیم؛ که در نظر گرفتن آنها میتواند روشهای خلاقانه بهتری را برای طراحی دکوراسیون اداری در اختیار شما بگذارد.
مهمترین نکته این است که دفتر کار باید الهامبخش خلاقیمت و افزایشدهنده بهرهوری کارکنان باشد. پس در قدم اول و هنگام انتخاب ایدههایی برای طراحی دکوراسیون اداری دفتر کار خود، این نکته را اولین عامل بررسی و امتیاز دهی به هر ایده قرار دهید.
ممکن است مبلمان اداری شما ویژگی خاصی از نظر طراحی نداشته باشد. این مشکل مسئلهای معمول در طراحی مبلمان ارزان قیمت است. راه حل پر هزینه این است که یک دست مبلمان اداری بهتر و طبعا گرانتر بخرید. اما راه حل کم هزینه این است که با استفاده از تزئینات خاصی مبلمان اداری خود را دارای شخصیت و مفهوم کنید. استفاده از عناصری مثل تابلوهای خلاقانه در این زمینه میتواند بسیار موثر باشد.
البته در کنار این کار افزودن یک المان خاص به صورت محدود، میتواند به مجموعه مبلمان قدیمی شما شخصیت بهتری بدهد. به عنوان مثال قرار دادن یک مبل راحتی دو نفره در گوشهای از سالن و در کنار میزهای کار، میتواند ایده جذابی باشد.
یکی از راه های ایجاد انرژی در طراحی دکوراسیون اداری دفاتر کار کوچک استفاده از ابزارهایی برای سرگرمی و خلاقیت مشترک است. به عنوان مثال یک دستگاه اسپرسو هم کاربردی است و هم خلاقانه. در این زمینه همچنین میتوان از بازیهای ساده فکری مثل برج هیجان، فوتبال دستی و… نیز بهره برد.
یک ایده طراحی دکوراسیون اداری که بسیار موثر است؛ استفاده از طراحی به سبک باز است. منظور از سبک باز ایجاد فضای اشتراکی کار برای کارمندان است. به نوعی که میز کارمندان در مجاورت یکدیگر و در فضای مشترکی قرار داشته باشد. فضای باز اجازه تعامل بیشتری به کارکنان میدهد؛ و در فضاهای کوچک امکان بهره بردن از مشاعات بیشتر را ممکن میکند. همچنین ویژگی دیگر طراحی فضای قبلیت استفاده از ابزارهایی مثل برینتر، اسکنر و… به صورت مشترک است.
دفاتر شرکتهای کوچک ممکن است فضایی اختصاصی برای اتاق کنفرانس نداشته باشند. اما به هر طریق ایجاد فضایی برای برگزاری جلسات از مهمترین نیازمندیهای یک شرکت است. اگر میزان فضای اداری به شما اجازه داشتن اتاق کنفرانس اختصاصی را نمیدهد؛ بهتر است یک میز گرد را در گوشهای از فضای عمومی شرکت قرار دهید. قرار گرفتن تخته وایت برد در کنار میز کنفرانس نیز میتواند در بهبود روند کاری شرکت موثر باشد و محلی برای ارائه ایدههای خلاقانه دکوراسیون اداری شود.
در نهایت فراموش نکنید که فقط این دلیل که شما یک ساختمان ده طبقه برای شرکت خود ندارید؛ نباید مانع از اجرای ایدههای خلاقانه شود. بخصوص که کوچکی فضا باید بتواند میزان خلاقیت شما را افزایش دهد. پس اگر چیزی درست کار نمیکند و بازخور مناسبی ندارد؛ تعلل نکنید و روشهای دیگر را امتحان کنید تا در نهایت به آنچه میخواهید دست یابید.
طراحی دفتر کار تنها به مسئله ظاهر دکوراسیون اداری شما نمی پردازد. گیاهان زنده، نور طبیعی، فضاهای آرام و مناطق مشترک برای همکاری، تنها برخی از تجهیزات اداری هستند که ثابت شده برای بهبود سلامت کارکنان مفید است، اما آیا شما میدانید که تاثیر طراحی دفتر کار میتواند به مراتب فراتر از سلامت کارکنان باشد؟
نحوه طراحی دفتر کار میتواند و باید تاثیر قابل ملاحظهای بر روی بهرهوری شرکت داشته باشد. از طریق طراحی درست دفتر کار شرکتها میتوانند سلامت کارکنان، همکاری و بهرهوری آنها را بهبود بخشند. این در حالی است که این کار به طور معمول هزینههای شرکت را نیز کاهش میدهد. در این مقاله سه نمونه از شرکتهایی که چالشهای خود را با طراحی دفتر کار حل کردهاند، مورد بررسی قرار گرفته است.
مسئله
به عنوان یکی از بزرگترین شرکتهای مخابراتی در اروپا، شرکت تلنور با چالش تلفیق 40 ساختمان و جمعآوری 7،700 کارمند در دفتر مرکزی خود در کشور نروژ مواجه شد. حرکت مهمی که به منظور کاهش هزینههای ساختمان اداری و افزایش همکاری کارکنان صورت گرفت. همراه با این اهداف، چالش طراحی دفتر کار ایجاد فضائی بود که موقعیت شرکت را به عنوان یکی از شرکتهای پیشرو در جهان مخابرات منعکس کند.
راه حل
Telenor با کمک شرکت معماری NBBJ یک فضای اداری جالب و منحصر به فرد ایجاد کرد؛ که به شدت برای کار از راه دور بهینه شده بود. در این طراحی با وجود 6 هزار ایستگاه کاری در هشت بخش، بیشتر این فضاهای کاری به فرد مشخصی اختصاص نداشتند. این تغییر اساسی نسبت به مدل دفتر سنتی، بدین معنی بود که کارکنان اکنون میتوانند از یک ایستگاه کاری به ایستگاهی دیگر برحسب نیاز خود تغییر مکان دهند. در حالی که میدان مرکزی بینظیری در فضای دفتر کار وجود دارد، که کارکنان میتوانند در آن به همکاری مشترک و تبادل اطلاعات بپردازند. از نظر تجاری، اجرای این تغییرات اجازه داد که Telenor فضا را برای هر کارمند از 38 متر مربع به 21?4 متر مربع کاهش دهد؛ و به طور سالانه بیش از 12 میلیون دلار در هزینه ساختمان خود صرفهجویی کند.
مسئله
در اصل، پیکسار سه ساختمان جداگانه داشت. یک ساختمان برای متخصصان کامپیوتر، یک ساختمان برای انیماتورها و سومی برای مدیران و سردبیران. هنگامی که استیو جابز در اواخر دهه 1990 مدیریت پیکسار را بر عهده گرفت؛ به سرعت متوجه شد که این سبک طراحی دکوراسیون اداری برای دفتر کار موجب محدود کردن همکاری و مشارکت در محیطی که بازخورد و بحث بسیار مهم است میشود. چالش او این بود که این موانع فیزیکی را از بین ببرد و یک فضای مشترک با هدف افزایش مشارکت و همکاری فراهم کند.
راه حل
جابز از تقسیمات اداری خلاص شد و فضای یکسانی برای همه کارکنان ایجاد کرد. در این شرایط کل سازمان قادر به ارتباط مستقیم با یکدیگر و به اشتراک گذاشتن ایدهها بودند. یکی از بنیانگذاران پیکسار در مورد استفاده از میزهای دایرهای برای از بین بردن هرگونه سلسله مراتب نکات جالبی را مطرح میکند که اصلیترین آن بهبود کیفیت ارتباطات بین ردههای مختلف شغلی است. این انتخابهای طراحی، خلاقیت را افزایش داد؛ و محیطی را ایجاد کرد که در آن بازخورد صادقانه تشویق شد. این تغییرات در طراحی دفتر کار برای موفقیت پروژههای در حال پیشرفت پیکسار حیاتی بود.
مسئله
هنگامی که سامسونگ تصمیم گرفت دفتر مرکزی خود را در سنخوزه بسازد؛ متوجه شد که دارد دفتر کار خود را در قلب دره سیلیکون قرار میدهد. جایی که رقابت در میان استخدام کنندگان بسیار شدید است. در نتیجه این شرکت مجبور به طراحی دکوراسیون اداری منحصر به فرد و کاربردی دفتر کاری شد؛ تا به کارکنانش نشان دهد که یک سازمان عریض و طویل هم میتواند محیط کاری جذابی همانند استارتاپها داشته باشد.
راه حل
راه حل سامسونگ ساخت یک ساختمان جدید و مدرن بود که فضاهای باز زیادی را با باغچه و امکانات رفاهی اجتماعی فراهم میکرد. کافه تریا در خارج از محل کار قرار داده شد تا کارمندان را تشویق کند زمانهایی را در خارج از ایستگاه کاری خود باشند. فضاهای مانند یک مرکز تناسب اندام و اتاقهای موسیقی برای اطمینان از اینکه کارکنان مکانهایی برای بازیابی انرژی دارند، گنجانده شد. این رویکرد طراحی دفتر کار اطمینان داد که مطلوبترین فضای اداری برای کارکنان فراهم شده است؛ و آنها در این زمینه مشتاق همکاری با سامسونگ خواهند بود.
آلبرت انیشتین، اسحاق نیوتن، بیل گیتس و… جهان پر از افراد درونگرای معروف است؛ که پیشرفتهای بسیار بزرگی را برای بشریت رقم زندهاند. تحقیقات نشان داده است که افراد درونگرا ویژگیهای ذاتی دارند؛ که باعث میشود آنها رهبرانی شگفتانگیز باشند. از جمله این ویژگیها میتوان به میل به حل مشکلات از طریق تفکر و توانایی ارتباط معنیدار با دیگران را ذکر کرد. در این مقاله می خوایم نکاتی را درباره بهبود دکوراسیون اداری برای افراد درونگرا مطرح کنیم.
سوزان کین در یک گفتگوی معروف در TED در مورد قدرت افراد درونگرا، خاطرنشان میکند که یکی از هر سه نفر از افراد جامعه درونگرا است. با توجه به اینکه درونگراها فضاهای کاری آرام را با مقداری حریم خصوصی ترجیح میدهند؛ این آمار نشان میدهد که یک سوم کارکنان در هر دفتر کار، ممکن است برای انطباق با روند رو به رشد دفاتر باز، دچار چالش شوند. پس مسئله فضای اداری برای افراد درونگرا مسئله ای مهم است.
بنابراین سوال این است که چگونه میتوان یک فضای اداری برای افراد درونگرا طراحی کرد؛ تا این اطمینان وجود داشته باشد که همه کارکنان در آن احساس راحتی دارند. یک دفتر کار مدرن نیاز به حفظ حریم خصوصی و فضای مشارکت دارد؛ تا بتواند تعادل مناسب برای تمامی شخصیتها را ارائه دهد. به عنوان یک مدیر، راههایی وجود دارد که با استفاده از آن شما میتوانید اطمینان حاصل کنید که مجموعه متفاوتی از کارکنان با روحیات گوناگون در دفتر شما احساس راحتی و امنیت میکنند.
امروزه نزدیک به 70 درصد از شرکتهای ایالات متحده، دکوراسیون اداری باز را به عنوان یک استاندارد پذیرفتهاند. با این حال، این طراحی دفتر ویژه، اختراع دنیای کسب و کار مدرن نیست؛ بلکه در واقع یک فضای کار طراحی شده توسط معمار مشهور فرانک لوید رایت در سال 1939 بوده است.
آنچه در مورد دفتر کار باز رایت قابل توجه بود؛ این بود که او در این طراحی موفق به رسیدن به تعادل بین فضای باز و حس حریم شخصی شده بود. طراحی او اطمینان داد که فاصله بین هر میز، فاصله بین هر میز میزبان، دفاتر خصوصی و… به میزان مناسب است. همچنین همه کارکنان از نور طبیعی کافی برخوردار بودند. موفقیت این دفاتر باز اولیه نشان میدهد که طراحی فضای باز میتواند برای همه نوع افراد به درستی کار کند؛ اما فضای شخصی باید برای افراد درونگرا اولویتبندی شود.
هنگام طراحی یک دفتر باز، مهم است تا اطمینان حاصل کنید که مناطق دفتر کار برای فعالیت در یک میحط آرام بهینه شده است. در محل کارهای متحرک امروزی که در آن اکثر کارکنان دسترسی به یک لپتاپ داشته و به همین دلیل توانایی حرکت در نقاط مختلف دفتر را دارند؛ مهم است که فضایی را فراهم آوریم که در آن افراد درونگرا و هرکسی که برای ساعاتی نیازمند تمرکز، سکوت، آرامش و حریم خصوصی بیشتر است از آن استفاده کند.
پس بجای اختصاص یک صندلی خاص به کارکنان، به آنها اجازه دهید برای انجام این کار، در بخش های مختلف چرخش داشته باشند. در این شرایط کارکنان میتوانند تصمیم بگیرند که در کدام نقطه فضای اداری، بهتر میتوانند به امور خصوصی خود برسند.
فقط به این دلیل که همکاران در فضای باز دفتر قابل دسترسی هستند؛ به این معنا نیست که بهترین راه برقراری ارتباط سخن گفتن است. اگرچه درگیریهای گروهی، گفتگوها و بحثهای کلامی مفید هستند؛ اما نیاز به حفظ حریم خصوصی و تمرکز نیز باید مورد توجه قرار گیرد. به این ترتیب، مهم است که کانالهای چندگانه ارتباطی برای کارمندان فراهم شود. ابزارهایی مانند مسنجرهای آنلاین، تسک منجرها، تلفن و… کارکنان را قادر میسازد بدون ایجاد حواسپرتی برای یکدیگر صحبت کنند. به طور خاص، چنین ابزارهایی زمان درونی را برای فکر کردن از طریق مشارکت فراهم میکنند.
با ایجاد یک دکوراسیون اداری فراگیر که هم حریم خصوصی و هم فضای مشارکت را تشویق میکند؛ شما به هر کدام از افراد درون و برونگرا اجازه میدهید که بر اساس نیازهای فردی خود رشد کنند. این ویژگی باعث افزایش رضایت و تعامل کارکنان خواهد شد.